Ny svensk standard ska säkra rätt bedömning av leverantörer vid inköp och upphandling

Erik De La Motte
Head of Financial Supply Chain, Kraftringen
Catherine Borgkvist
Head of Quality, Inyett

Att kontrollera leverantörer kostar pengar, tar mycket tid och kan innebära allvarliga konsekvenser om de inte genomförs på rätt sätt. Felaktiga kontroller kan innebära felbetalningar, manuellt arbete och affärsrelationer med oseriösa leverantörer. Via SIS, svenska institutet för standarder, har en kommitté tillsats för att arbeta fram en ny standard på området.

Kommittén arbetar med standardisering av information som behövs för att säkerställa att leverantörer och beställare agerar på ett tillförlitligt sätt, så att ”säkra affärer” kan äga rum. Fokus kommer primärt att ligga på det inledande skedet i en affär, dvs. underlaget och parametrar relevanta för val av affärsrelation (pre-award).
Ambitionen är dock att framtagna standarder och andra dokument även ska ha bäring och kunna nyttjas under hela affärsrelationen (post-award).

I kommittén finns representanter från Inyett, Kraftringen, Creditsafe, Uppsala kommun och Q SAT Advisory. Intresset att delta från andra organisationer är också stort, några av dem är Upphandlingsmyndigheten, svenska bankföreningen, Samhall, Fastighetsägarna m.fl.

Catherine Borgkvist, Head of Quality på Inyett och ordförande för kommittén berättar,
– Målet är att underlätta för seriösa leverantörer att visa att de lever upp till de krav som näringslivet och samhället ställer för att betraktas som en bra och säker leverantör. Tanken är också att vid upphandling ge rätt förutsättning för att bedöma leverantörer på lika villkor, säger Catherine. 

– Nuvarande affärsflöden har redan blivit standardiserade i flera avseenden, t.ex. krav på transaktionsmomentet och e-faktura inom offentlig sektor. Den här kommittén inriktar sig på ett tidigare skede i processen; Valet av leverantör och hur det valet kan göras på ett tryggt underlag och på ett sätt som gynnar seriösa aktörer på respektive marknad, fortsätter Catherine.

– För att åstadkomma detta tas initialt en svensk standard fram som fungerar med nuvarande LOU- lagstiftning, men standarden kan med stor sannolikhet vinna framgång även på ett europeiskt plan. En tanke är därför att bevaka den relevanta marknaden på europisk nivå och undersöka om det kan finnas intresse av att standarden tas fram även på CEN-nivå. 

Erik De La Motte, Head of Financial Supply Chain på Kraftringen och ledamot i kommittén fortsätter,
– Initiativet att ta fram en gemensam standard är mycket efterfrågat, och kommittén ser stora möjligheter i hur en standard skulle kunna hjälpa båda sidor av en affärsrelation. En idé skulle kunna vara att i standarden definiera vad en leverantör bör åta sig, t.ex. att en viss situation eller händelse under avtalsperioden ska leda till ett visst agerande från leverantörens sida, för att kunna betraktas som en säker leverantör.

För mer information
För information om arbetet med standarden, kontakta Catherine Borgkvist (catherine.borgkvist@inyett.se / 0722 52 90 40), Ordförande för SIS/TK 618 Säkra affärer.

För information om deltagande, kontakta Hanna Axelsson, projektledare för informationsteknik och ledningssystem på SIS (hanna.axelsson@sis.se / 08 555 520 52).

Om Inyett
Inyett förändrar sättet för företag att arbeta på när det kommer till ekonomisk säkerhet och intern kontroll. Genom en smart tjänst automatiserar Inyett kontrollen av betalningar och leverantörer och varnar för fel, risker, misstag och bedrägerier i organisationers utbetalningar. Inyett skapar säkra affärer och bidrar till ett tryggare näringsliv och samhälle, bland annat genom att uppmärksamma dig på felaktiga betalningar, dubbelbetalningar, bluffakturor, avvikande betalmönster, interna och externa bedrägerier och leverantörer som inte uppfyller era unika krav.

Om SIS
SIS är en del av ISO och CEN som är nätverk av experter som arbetar med att skapa internationella standarder. Hos SIS kan aktörer ta initiativ och samverka för best practice som främjar Sveriges konkurrenskraft och ger smart och hållbar samhällsutveckling. SIS samverkar med alla delar av det svenska samhället, som till exempel industri, akademi, offentlig sektor och frivilligorganisationer.

30 minuter om automatiserad kontroll av betalningar och leverantörer